دائره النظم والمعلومات والاتصال
الدائرة النظم والمعلومات والاتصال
بمكتب وزارة التربية والتعليم
محافظة حضرموت
تم انشاء دائرة النظم والمعلومات والاتصال عام 2002م لتشكل العصب الرئيسي لمكتب التربية والتعليم ولتكن بذلك حلقة الوصل الأولى بين المكاتب والاقسام من جهة وبين مكتب الوزارة من جهة أخرى .
وقد تم انشاء هذه الدائرة كقسمين أساسيين:-
1. قسم إدخال المعلومات .
2. قسم التحليل والبرمجة: حيث يعمل على دراسة الأنظمة اليدوية في الدوائر والأقسام في مكتب الوزارة ثم يعمل على تحليلها ثم برمجتها لتعمل كأنظمة حاسوب بديلة عن النظام اليدوي, فهي بذلك تسهم بشكل فاعل في تسهيل العمل وسرعة إنجازه .
الأنظمة والبرامج التي أنجزها فريق العمل :-
برنامج التنقلات السنوية للمعلمين :
يعمل البرنامج على إعداد عمل النقلة اليدوية حيث يقوم بتوزيع المعلمين والمعلمات على المدارس وفقاً لشروط وقواعد هامة مثل( احتياج المدرسة – المؤهل – سنوات الخدمة.. الخ ).
برنامج قسم المخازن والمشتريات :
صمم البرنامج ليقوم بكثير من مهام دائرة المخازن والمشتريات حيث يتم إدخال سندات الاستلام والفواتير وسندات الصرف ويتم الصرف وفقاً للكميات الموجودة بالمخزن كما يقوم البرنامج بعرض معلومات فورية ودقيقة عند الحاجة ومن أهم مميزاته عمل جرد سنوي , مع القدرة على استخلاص الكثير من التقارير حسب محتويات المخازن .
والبرنامج عبارة عن نظامين:
1 - نظام مخازن الكتاب المدرسي .
2- نظام مخازن المستهلكة والمستديمة .
برنامج شؤون الموظفين ( الرواتب- الاجازات ) :
البرنامج عبارة عن نظامين :
1. نظام الرواتب : ويعمل على احتساب رواتب وتسويات موظفي مكتب التربية والتعليم م / ح .
2. نظام الاجازات : ويقوم باحتساب الاجازات السنوية لكل موظف بالمكتب وتقديم عدد من التقارير الهامة .
برنامج الإمتحانات الآلي :
يقوم البرنامج بالعمليات الحسابية لمجموع و معدل الدرجات و تحديد نتيجة الطالب و طباعة كشوفات الرصد و إحصائيات الطلاب المطلوبة و يتميز البرنامج بالسهولة و المرونة في العمل.0 برنامج الإحصاء و التخطيط :
صمم البرنامج ليقوم بإظهار التقارير الخاصة بدائرة الإحصاء و الخاصة بالمعلومات الأساسية للمدارس و عن الطلاب و المعلمين في مديريات مديرية المكلا ، و هو بذلك يكون القاعدة الأولى للمعلومات الإحصائية التي تعتمد عليها جميع دوائر الوزارة في الإعداد و التخطيط لعملها برنامج حسابات المشاريع :
تم تصميم و إعداد البرنامج لتنفيذ كافة حسابات المشاريع آلياً من بداية إدخال بيانات المشروع الأساسية و الأعمال الإضافية و المحذوفة و الاعتمادات و احتساب المستخلصات و بيانات الدفع و استمارات الصرف كما يقوم البرنامج بعمل المناقلات بين المشاريع بكل مرونة و إعطاء تقارير يومية بمشاريع التسليم الإبتدائي و التسليم النهائي بحسب مدة العقد المتفق عليها . كما صمم البرنامج لإظهار كافة التقارير المطلوبة و الخاصة بالمعلومات الأساسية للمشاريع .
ما تعمل الدائرة على إنجازه خلال العام الحالي 2005 م
• العمل على استكمال الأنظمة القائمة على أن يتم تحديد فترة زمنية محددة لعملية الاختبار في الأقسام , وتجمع المعلومات حول عمليات التعديل والتحديث المطلوب القيام بها في النظام ليتم ذلك .
• إنشاء قسم الاتصال والمعلومات و تفعيلة للتواصل مع مكتب الوزارة بصنعاء .
• البدء في عملية التوثيق الالكتروني لجميع الوثائق والرسائل بالمكتب .
• الجلوس إلى الإخوة في الدائرة الإعلامية لدراسة المادة الإعلامية الأولية لوضعها على الانترنت .
• البدء في عملية التأهيل في تصميم وإداره صفحات الانترنت واستضافة المواقع .
هيكلية دائرة النظم والمعلومات للمرحلة القادمة :
1) قسم البرمجة وتحليل النظم
• الإشراف على تطوير وحماية الأنظمة البرمجية والتطبيقية المستخدمة في مكتب الوزارة.
• إعداد برامج تدريبية لاستخدام الحاسوب وبرمجياته .
• تحديد متطلبات الوزارة ومديرياتها من أنظمة المعلومات التطبيقية .
2 ) قسم تشغيل وصيانة الحاسوب
• إدامة وتشغيل أجهزة الحاسوب الرئيسية وقواعد البيانات والشبكات المرتبطة به.
• الإشراف على صيانة أجهزة الحاسوب في دوائر الإدارة و المدارس .
• المشاركة في الدراسات الفنية لعروض شراء أجهزة الحاسوب ومستلزماتها.
• تطوير شبكة العمل التابعة للوزارة .
3 ) قسم المعلومات
• تطوير وتحسين المعلومات والإحصاءات الموثقة والدقيقة.
• إقامة المحاضرات التعريفية عن تكنولوجيا المعلومات في المدارس .
• تقديم النشرات المتعلقة بالتكنولوجيا و حول نشاطات الدائرة وإنجازاتها ,
• تنسيق ومتابعة عملية التأهيل لموظفي القسم .
4) قسم الاتصال
• تنسيق عمل الدائرة بالاتصال المباشر بمكتب الوزارة في صنعاء , وكذا المديريات.
• تبادل لرسائل الإعلامية بالدائرة مع دائرة المعلومات في الوزارة .
• العمل على توثيق العلاقة مع المكاتب ذات النشاط المشترك داخل وخارج المحافظة .
5 ) قسم التوثيق والمراجع
• التوثيق الالكتروني لكل الرسائل والخطابات – الخاصة بالمكتب – الكترونياً .
• توثيق الدراسات التربوية والاجتماعية ونتائج البحوث الخاصة بالحقل التربوي .
• إنشاء مكتبة الالكترونية خاصة بالدائرة تحتوي على عدد كبير من المراجع المخزونة على الأقراص الضوئية CD-Romو الكتب الالكترونية E-Book .
• العمل على توثيق العلاقة مع المؤسسات المماثلة والشركات العالمية .
• دراسة الأنظمة المصممة في الدائرة والسعي على تطويرها دورياً ,
• جمع وتوثيق وتبويب وتحليل المعلومات الإحصائية .
6 ) قسم الانترنت والإعلام
• اتصال مباشر بالشبكة المحلية والعالمية .
• الإشراف على إنشاء مكتبات الكترونية لدى المدارس المدخل إليها الحاسوب .
• ادارة موقع مكتب الوزارة على شبكة الانترنت .
• ادارة موقع النتائج لطلاب المرحلة الأساسية على الشبكة .
• العمل على برامج الـ Multimedia لإعطاء الصورة المشرقة للنشاطات الـمقامة بالمحافظة بالمشاركة مع الدائرة الإعلامية .
• العمل على إخراج جميع الأنشطة المقامة على مستوى المحافظة على موقع الشبكة .